Como gerenciar finanças, documentos, registros e riscos fiscais quando o e-commerce transfronteiriço cresce?

Muitos donos de e-commerce transfronteiriço, quando o negócio está começando, focam principalmente na seleção de produtos, listagem, publicidade, logística e volume de pedidos.

Mas quando a empresa atinge uma certa escala, os donos percebem que os problemas realmente complicados não são 'ter pedidos ou não', mas sim:

Como calcular corretamente a receita da plataforma;
As taxas de publicidade, comissões e custos de logística estão incluídos nos custos?
Quando a mercadoria é enviada para o armazém no exterior, como transferir o estoque e os custos?
A declaração de exportação, a logística, a cobrança em moeda estrangeira e os dados de vendas da plataforma conseguem ser correspondidos?
Os registros 9610, 9810, o registro de direitos de importação/exportação e o modelo de negócios da empresa são compatíveis?
Existem diferenças entre o fluxo da plataforma, a receita declarada nos impostos da empresa e o retorno dos fundos?
Se as autoridades fiscais prestarem atenção posteriormente, a empresa conseguirá explicar tudo?

Após o crescimento do e-commerce transfronteiriço, a contabilidade não pode ficar apenas no nível de escriturar e declarar impostos, mas sim gerenciar juntos os dados da plataforma, os documentos de exportação, os custos de estoque, os registros e os riscos fiscais.

• A receita e os custos da plataforma não podem ser vistos apenas pelo valor de vendas no painel

Muitos donos de e-commerce transfronteiriço olham diariamente o valor de vendas no painel da plataforma.

Mas o valor de vendas no painel não é igual ao lucro real da empresa.

Porque um pedido, desde a transação até o lucro final, passa por muitos itens de dedução, como comissões da plataforma, taxas de publicidade, taxas de transação, taxas de armazenagem, taxas de entrega, reembolsos, compensações, diferenças cambiais, custos de logística e custos de aquisição de produtos.

Se a contabilidade observar apenas o valor de vendas da plataforma, o dono pode facilmente interpretar mal a situação do negócio.

Pode parecer que as vendas são altas, mas após deduzir publicidade e taxas da plataforma, o lucro pode ser muito apertado;
Um certo SKU pode ter alto volume de pedidos, mas se a taxa de devolução e as taxas de armazenagem forem altas, pode não ser lucrativo;
Alguma plataforma pode ter um bom fluxo de vendas, mas se o retorno de pagamento é lento e as taxas são altas, a pressão sobre o fluxo de caixa é ainda maior.

Portanto, o primeiro passo da gestão financeira no e-commerce transfronteiriço não é simplesmente registrar a receita, mas sim calcular juntos a receita da plataforma, as deduções da plataforma, os investimentos em publicidade, logística e armazenagem, custos de aquisição e perdas com devoluções.

O que o dono realmente precisa ver não é 'quanto vendeu', mas 'quanto sobrou após deduzir todos os custos'.

• Os documentos de exportação não devem ser organizados apenas na hora de solicitar reembolso de imposto

Quando o e-commerce transfronteiriço envolve exportação, muitas empresas tendem a tratar os documentos como materiais complementares posteriormente.

Mas na operação real, os documentos de exportação não são apenas arquivos; são uma cadeia de evidências importante para a conformidade fiscal da empresa.

Os materiais comuns que precisam de atenção incluem:

Contratos de compra e faturas de compra;
Documentos de declaração de exportação;
Comprovantes de transporte e logística;
Dados de vendas da plataforma;
Registros de recebimento e liquidação de moeda estrangeira;
Registros de entrada, saída e vendas de armazéns no exterior;
Materiais de devoluções, reembolsos e ajustes de estoque.

Se esses materiais não forem coletados no dia a dia, quando for necessário solicitar reembolso de imposto de exportação, passar por fiscalização tributária, due diligence bancária ou cálculos internos, será muito difícil recuperá-los.

Especialmente quando o e-commerce transfronteiriço opera com múltiplas plataformas, múltiplas lojas e múltiplos armazéns, se os documentos não corresponderem aos dados de vendas, dados logísticos e dados financeiros, será difícil explicar o fluxo real e a situação de vendas de cada lote de mercadorias.

Portanto, a coleta de documentos de exportação não é apenas para reembolso de imposto, mas também para que a contabilidade, o estoque, os impostos e os fundos da empresa possam ser explicados claramente posteriormente.

• O estoque em armazéns no exterior e a transferência de custos devem ser padronizados com antecedência

Muitas empresas de e-commerce transfronteiriço encontram um problema:

A mercadoria já foi enviada da China para o armazém no exterior, mas ainda não foi vendida. Essa parte da mercadoria conta como estoque ou como custo?

Se a transferência de custos não for padronizada, o lucro pode facilmente ficar distorcido.

Se a mercadoria ainda não foi vendida e os custos são transferidos antecipadamente, isso afeta o lucro do período;
Se a mercadoria já foi vendida, mas os custos não foram transferidos a tempo, o lucro é superestimado;
Se a quantidade de estoque no armazém no exterior não estiver precisa, o dono terá dificuldade em saber quais produtos estão acumulados, quais estão sem estoque e quais precisam de liquidação.

A gestão de estoque no e-commerce transfronteiriço não pode se limitar ao armazém doméstico.

Também é necessário distinguir:

Estoque doméstico;
Estoque em trânsito;
Estoque no armazém no exterior;
Estoque disponível na plataforma;
Estoque já vendido, mas não transferido;
Estoque de devoluções;
Estoque descartado ou obsoleto.

Se esses dados não forem diferenciados, os demonstrativos financeiros não refletirão a situação real do negócio.

Para o dono, o estoque não é um assunto apenas do armazém, mas um dado crítico que afeta lucro, fluxo de caixa e conformidade fiscal.

• 9610, 9810 e direitos de importação/exportação não podem ser tratados apenas como obtenção de licenças

Muitos donos de e-commerce transfronteiriço perguntam:

Preciso fazer o 9610?
Operações de armazém no exterior devem usar o 9810?
A empresa precisa obter direitos de importação/exportação?
Fazer o registro permite obter reembolso de imposto?
Modelos de negócios diferentes afetarão a contabilidade e o tratamento fiscal posteriores?

Essas perguntas não podem ser respondidas apenas com base em 'é possível obter', mas sim devem considerar o modelo real de negócios da empresa.

Por exemplo, se a empresa opera com envio direto via plataforma, armazenagem no exterior, exportação B2B, vendas em site próprio, ou múltiplas plataformas e lojas, em cada modelo haverá diferenças nos métodos de declaração, requisitos de documentos, caminhos de recebimento, reconhecimento de receita, transferência de custos e tratamento fiscal.

Se a empresa tratar 9610, 9810, direitos de importação/exportação apenas como um item de licenciamento, problemas podem surgir posteriormente:

A licença foi obtida, mas os dados do negócio não foram integrados;
A declaração foi feita, mas a contabilidade não reflete isso;
A mercadoria foi enviada, mas o estoque no armazém no exterior não está claro;
As vendas ocorreram, mas o reconhecimento de receita e a transferência de custos estão atrasados;
Os materiais para reembolso de imposto existem, mas a cadeia de evidências está incompleta.

Portanto, a obtenção de licenças no e-commerce transfronteiriço deve ser planejada em conjunto com a estrutura financeira e fiscal da empresa, processos de negócios, documentos de exportação, retorno de fundos e cálculo de estoque.

• O alerta de risco fiscal deve começar pelas diferenças de dados

Os riscos fiscais no e-commerce transfronteiriço muitas vezes não surgem de repente, mas são acumulados por inconsistências de dados ao longo do tempo.

Por exemplo:

Os dados de vendas da plataforma não coincidem com a receita registrada pela empresa;
Os valores recebidos via plataformas de pagamento de terceiros não coincidem com os valores creditados na conta da empresa;
Os valores declarados na alfândega não coincidem com os dados de vendas da plataforma;
A quantidade exportada não coincide com o estoque no armazém no exterior;
Os custos de aquisição não correspondem aos pedidos de vendas;
Taxas de publicidade, taxas da plataforma e custos de logística não estão classificados com clareza;
Lucros consistentemente baixos, mas com grande volume de transações e fluxo;
A contabilidade da empresa trata apenas os fluxos bancários, sem integrar os dados do painel da plataforma.

Se esses problemas não forem organizados no dia a dia, quando a empresa enfrentar alertas de risco fiscal, auditorias de reembolso de imposto de exportação, due diligence bancária ou expansão de negócios, ficará em posição passiva.

O alerta de risco fiscal no e-commerce transfronteiriço não é apenas uma ação corretiva quando algo dá errado; é uma verificação regular se os dados da plataforma, dados financeiros, dados de estoque, dados de declaração e dados contábeis são consistentes.

Somente se essa cadeia de dados puder ser reconciliada, a base para conformidade fiscal da empresa existirá.

• Que tipo de gestão financeira e fiscal uma empresa de e-commerce transfronteiriço precisa?

Depois que uma empresa de e-commerce transfronteiriço cresce, ela não precisa apenas de um contador que faça lançamentos, mas sim de um sistema de gestão financeira e fiscal que apoie decisões operacionais.

Esse sistema deve incluir, no mínimo:

Cálculo da receita e custos da plataforma;
Análise de lucro por SKU;
Gestão classificada de publicidade e taxas da plataforma;
Conciliação de estoque em armazéns domésticos, em trânsito e no exterior;
Coleta de documentos de exportação;
Consultoria para registros 9610/9810 e direitos de importação/exportação;
Organização de recebimentos, liquidação de moeda estrangeira e retorno de fundos;
Padronização de materiais para reembolso de imposto de exportação;
Alerta de risco fiscal;
Painel de dados operacionais para o dono.

Se essas tarefas forem executadas apenas com contabilidade básica, será difícil fazer bem.

Porque os dados financeiros no e-commerce transfronteiriço vêm da plataforma, ferramentas de pagamento, empresas de logística, armazéns no exterior, sistemas de declaração, fornecedores e contas da empresa; não é possível processar tudo olhando apenas um extrato bancário.

Quanto mais a empresa cresce, mais ela precisa elevar a contabilidade de 'registro' para 'gestão'.

• Que serviços a EasySail oferece para empresas de e-commerce transfronteiriço?

A Foshan EasySail Financial Consulting Co., Ltd. (佛山易启航财务咨询有限公司) é especializada em fornecer serviços financeiros e fiscais de alto nível para empresas em crescimento. Diante dos problemas fiscais causados pela operação de múltiplas plataformas, múltiplas lojas, múltiplas contas, múltiplos armazéns e múltiplos modelos de negócios, a EasySail pode ajudar as empresas a realizar uma organização sistemática.

A EasySail pode fornecer a empresas de e-commerce transfronteiriço:

Diagnóstico de conformidade fiscal para e-commerce transfronteiriço;
Cálculo da receita e custos da plataforma;
Análise de lucro por SKU;
Análise de custos de publicidade, taxas da plataforma e logística;
Conciliação de estoque entre armazém doméstico e armazém no exterior;
Organização do cálculo de custos e transferências;
Coleta de documentos de exportação;
Consultoria para registros 9810/9610;
Consultoria para registro de direitos de importação/exportação;
Consultoria sobre modelos de negócios transfronteiriços;
Padronização de materiais para reembolso de imposto de exportação;
Organização de recebimentos e retorno de fundos;
Alerta de risco fiscal;
Terceirização financeira refinada;
Construção de painel de dados operacionais para o dono.

Não nos concentramos apenas em saber se a empresa de e-commerce transfronteiriço declara impostos em dia, mas em ajudar o dono a enxergar o lucro real, organizar os dados do negócio, padronizar os documentos de exportação, reduzir riscos fiscais e permitir que a empresa cresça de forma sustentável, em conformidade.

• Recomendações para os donos de empresas

E-commerce transfronteiriço não é quanto maior o fluxo, mais estável a empresa.

Uma empresa de e-commerce transfronteiriço verdadeiramente estável deve prestar atenção aos seguintes pontos:

O valor de vendas na plataforma é igual à receita real?
As taxas da plataforma, publicidade e custos de logística estão completamente calculados?
O estoque no armazém no exterior coincide com o estoque nos registros contábeis?
Os documentos de exportação estão completamente coletados?
Os registros 9610, 9810, direitos de importação/exportação são compatíveis com o modelo de negócios?
O caminho de retorno de fundos está claro?
Os riscos fiscais são alertados antecipadamente?
O dono consegue entender o lucro real a partir dos dados financeiros?

Se a empresa já apresenta problemas como muitos dados de plataforma, processamento contábil atrasado, estoque no armazém no exterior não conciliado, documentos de exportação confusos, receitas e custos mal calculados, riscos fiscais incertos, recomendamos fazer um diagnóstico de conformidade fiscal para e-commerce transfronteiriço o mais rápido possível.

Organizando finanças, documentos, registros, estoque e riscos fiscais em conjunto, a empresa terá mais estabilidade nas futuras expansões de plataforma, reembolsos de imposto de exportação, retorno de fundos, análise de lucros e operação de longo prazo.