Entreprise de e-commerce transfrontalier : comment normaliser la comptabilité quand le volume de transactions est important ?

De nombreux dirigeants d'entreprises de commerce électronique transfrontalier partagent un sentiment commun :

Les commandes sur les plateformes sont nombreuses et le volume de transactions dans le back-office est important, mais lorsqu'on calcule réellement les bénéfices, on constate que les comptes ne sont pas beaux.

Les plateformes telles qu'Amazon, TikTok Shop, Shopee, Lazada et les sites indépendants disposent toutes de données de vente ;
Il existe également des flux de fonds entre les plateformes de collecte de paiement tierces, les comptes à l'étranger et les comptes des sociétés nationales ;
Lorsqu'on ajoute les frais publicitaires, les commissions de plateforme, les frais logistiques, les frais d'entreposage, les remboursements et les écarts de change, le dirigeant a du mal à déterminer combien l'entreprise gagne réellement.

Certaines entreprises de commerce électronique transfrontalier semblent avoir un volume de transactions élevé, mais à la fin du mois, après calcul, il ne reste pas grand-chose.

Le problème vient souvent non pas du manque de commandes, mais du fait que la comptabilité n'a pas suivi le rythme de l'activité transfrontalière.

I. Pourquoi la comptabilité des entreprises de commerce électronique transfrontalier est-elle plus susceptible de devenir confuse ?

Le commerce électronique transfrontalier est différent de la vente intérieure ordinaire : sa chaîne de processus est plus longue et ses sources de données sont plus nombreuses.

Les entreprises ordinaires peuvent principalement s'appuyer sur les contrats, les factures, les relevés bancaires et les factures de coûts.

Mais le commerce électronique transfrontalier doit également faire face à :

• Les données de veille de plusieurs plateformes ;
• Plusieurs sites et devises ;
• Les comptes de collecte de paiement tiers ;
• Les frais de publicité ;
• Les frais logistiques internationaux ;
• Les frais d'entrepôt à l'étranger ;
• Les commissions et frais de service des plateformes ;
• Les retours et remboursements ;
• Les transferts de stock ;
• Variations des taux de change ;
• Les documents de déclaration en douane et de remboursement de taxes à l'exportation.

Si ces données ne sont pas organisées de manière uniforme et que la direction financière ne consulte que les montants reçus sur le compte bancaire, il est facile de négliger de nombreux coûts clés.

Par exemple, le back-office de la plateforme peut afficher des ventes élevées, mais après déduction des commissions, des frais publicitaires, des frais d'entreposage, des frais de livraison et des pertes liées aux retours, le bénéfice réel peut en réalité être faible.

Par conséquent, la comptabilité du commerce électronique transfrontalier ne doit pas seulement s'attacher à « combien nous avons vendu », mais plutôt à « combien il reste après déduction de tous les coûts ».

II. Quels problèmes financiers les dirigeants ont-ils le plus tendance à négliger ?

Premièrement, ne regarder que le volume des ventes de la plateforme, sans tenir compte des encaissements nets.

Le volume des ventes de la plateforme n'est pas égal au revenu réel de l'entreprise. La plateforme déduit les commissions, les frais publicitaires, les frais d'entreposage, les frais de livraison, les frais de service, et peut également y avoir des remboursements et des indemnités. Si l'on ne regarde que le volume des ventes, il est facile de mal évaluer les bénéfices.

Deuxièmement, ne regarder que les règlements nationaux, sans tenir compte de la chaîne des fonds à l'étranger.

Certains fonds entrent d'abord sur la plateforme de collecte tierce, puis sont convertis en devises chinoises sur le compte de la société nationale. Entre les deux, il y a des frais de transaction, des écarts de taux de change, des délais de conversion et des transferts entre différents comptes. Sans une organisation claire, il est difficile de juger du montant réel du remboursement.

Troisièmement, ne pas analyser séparément les frais publicitaires.

De nombreuses entreprises de commerce électronique transfrontalier ont une part de publicité élevée, mais les dirigeants ne regardent que la croissance des commandes, sans examiner le retour sur investissement publicitaire. Le résultat est que les ventes augmentent, mais les bénéfices sont absorbés par les coûts publicitaires.

Quatrièmement, ne pas vérifier les stocks de l'entrepôt à l'étranger.

Les marchandises ont déjà été expédiées à l'entrepôt à l'étranger, mais cela ne signifie pas qu'elles ont été vendues. Si les stocks ne sont pas vérifiés par lot, SKU, entrepôt et plateforme, il est facile d'avoir un décalage entre les stocks comptables et les stocks réels.

Cinquièmement, ne pas comptabiliser les retours et remboursements dans le coût réel.

Le coût des retours dans le commerce électronique transfrontalier est souvent élevé, notamment les remboursements de la plateforme, les pertes dues à une seconde vente, les frais de traitement de l'entrepôt à l'étranger, les frais logistiques de retour et la mise au rebut des produits. S'ils ne sont pas comptabilisés, les bénéfices peuvent être surestimés.

Sixièmement, ne pas faire correspondre les coûts d'achat et les commandes de vente.

De nombreuses entreprises achètent un lot de produits et les expédient à l'entrepôt à l'étranger. Les ventes peuvent se produire sur différentes plateformes, sites et mois. Si l'achat, l'entrée en stock, la sortie de stock et la vente ne sont pas alignés, le dirigeant a du mal à déterminer la marge brute réelle de chaque produit.

III. Quels risques la non-normalisation comptable des entreprises de commerce électronique transfrontalier peut-elle entraîner ?

Si l'entreprise de commerce électronique transfrontalier ne regarde que le volume de transactions de la plateforme pendant une longue période et ne procède pas à une organisation comptable systématique, plusieurs problèmes peuvent apparaître par la suite.

Premièrement, les bénéfices sont flous.

Le dirigeant ne sait pas quelle plateforme est rentable et laquelle est déficitaire ; quel SKU mérite d'être continué, quel produit semble populaire mais n'est en réalité pas rentable.

Deuxièmement, les stocks ne sont pas exacts.

Les stocks de l'entrepôt à l'étranger, les stocks en transit, les stocks de l'entrepôt national et les stocks de la plateforme ne sont pas distingués, ce qui peut facilement entraîner des stocks excédentaires, des ruptures de stock, des achats répétés et des écarts entre les comptes et la réalité.

Troisièmement, le remboursement des fonds n'est pas clair.

S'il n'y a pas d'enregistrement clair entre les encaissements à l'étranger, les plateformes tierces, la conversion de devises et les comptes nationaux, les coûts d'explication comptable ultérieurs augmenteront de plus en plus.

Quatrièmement, les risques fiscaux augmentent.

Si les revenus, les coûts, les déclarations en douane, les remboursements de taxes, les flux de trésorerie et les données des plateformes ne correspondent pas pendant une longue période, il sera difficile pour l'entreprise de fournir rapidement des explications claires lors des déclarations fiscales, des remboursements de taxes à l'exportation, des audits bancaires ou des contrôles fiscaux.

Cinquièmement, le dirigeant ne peut pas prendre de décisions opérationnelles.

Lorsque les données financières ne sont pas claires, le dirigeant ne peut se fier qu'à son intuition pour juger des produits, des plateformes et des orientations de dépenses, ce qui peut conduire à une situation où « les commandes augmentent de plus en plus, mais les bénéfices diminuent de plus en plus ».

IV. Comment la comptabilité du commerce électronique transfrontalier doit-elle être normalisée ?

Pour normaliser la comptabilité d'une entreprise de commerce électronique transfrontalier, il ne suffit pas de laisser le comptable enregistrer les opérations sur la base des relevés bancaires, mais de commencer par organiser les données d'activité.

Premièrement, établir un registre des ventes par plateforme.

Organiser les données de ventes, remboursements, commissions de plateforme, frais publicitaires, frais de livraison, frais de service, etc., par plateforme, site, boutique, SKU et mois, sans se limiter au montant total des ventes.

Deuxièmement, établir un registre des encaissements et des conversions de devises.

Organiser les flux de fonds entre les plateformes de collecte de paiement tierces, les comptes à l'étranger et les comptes de la société nationale, en enregistrant la période de ventes correspondante, la plateforme, la devise, le taux de change et les frais pour chaque transaction.

Troisièmement, établir un registre des stocks.

Distinguer les stocks nationaux, les stocks en transit, les stocks à l'étranger, les stocks vendus, les stocks retournés et les stocks mis au rebut, et gérer autant que possible par SKU et par lot.

Quatrièmement, analyser la marge brute réelle des produits.

Pour chaque produit, il ne faut pas seulement considérer le prix de vente et le prix d'achat, mais aussi déduire les frais de plateforme, les frais publicitaires, les frais logistiques, les frais d'entreposage, les pertes sur retours, les frais d'emballage et l'impact des taux de change, afin de déterminer la marge brute réelle.

Cinquièmement, organiser les documents d'exportation et de déclaration en douane.

Si l'entreprise est concernée par les remboursements de taxes à l'exportation ou la conformité des exportations, il est nécessaire de conserver ensemble les factures d'achat, les déclarations en douane, les documents logistiques, les documents de recouvrement de devises et les données de ventes des plateformes.

Sixièmement, analyser régulièrement la charge fiscale et les bénéfices.

Il est recommandé d'analyser les variations des revenus, des coûts, des frais, des stocks, des encaissements et de la charge fiscale sur une base mensuelle ou trimestrielle, afin d'éviter de découvrir à la fin de l'année que les bénéfices sont gonflés, que les coûts sont incomplets ou que les flux de fonds sont difficiles à expliquer.

V. Quels services EasySail (易启航) peut-il fournir aux entreprises de commerce électronique transfrontalier ?

EasySail (佛山易启航财务咨询有限公司) se concentre sur la fourniture de services fiscaux et comptables haut de gamme pour les entreprises en croissance. Face aux problèmes des entreprises de commerce électronique transfrontalier tels que le volume élevé de transactions sur les plateformes, la multiplicité des canaux de collecte de fonds, la complexité des stocks et l'incapacité à voir clairement les bénéfices, elle peut aider les entreprises à effectuer une organisation systématique.

Les services que nous pouvons fournir comprennent :

• Diagnostic de conformité fiscale et comptable du commerce électronique transfrontalier ;
• Organisation des flux de plateformes et reconnaissance des revenus ;
• Organisation des registres des collectes tierces et des conversions de devises ;
• Analyse des stocks d'entrepôt à l'étranger et de la rentabilité des SKU ;
• Analyse des coûts publicitaires, des frais de plateforme et des frais logistiques ;
• Organisation des documents pour les remboursements de taxes à l'exportation ;
• Services d'externalisation comptable ;
• Construction de tableaux de bord de données opérationnelles pour les dirigeants ;
• Services de conseil fiscal et comptable ;
• Résolution des problèmes comptables historiques.

EasySail ne se soucie pas seulement d'aider les entreprises à achever le traitement comptable de base, il aide surtout les dirigeants du commerce électronique transfrontalier à visualiser la rentabilité réelle des plateformes, à organiser le retour des fonds, à normaliser les stocks et les documents de coûts, afin que les données financières servent réellement la prise de décision opérationnelle.

VI. Recommandations aux entreprises

Une entreprise de commerce électronique transfrontalier n'est pas nécessairement plus rentable parce que son volume de transactions est important.

Le volume des ventes sur les plateformes, les dépenses publicitaires, la rotation des stocks, les frais d'entrepôt à l'étranger, le taux de retour, les variations de taux de change et les retours de fonds influenceront tous les bénéfices réels.

Ce que le dirigeant doit examiner, ce n'est pas seulement combien le back-office a vendu, mais :

• Combien chaque plateforme gagne réellement ;
• Combien il reste après déduction des coûts pour chaque SKU ;
• Si les stocks de l'entrepôt à l'étranger sont en surstock ;
• Si les frais publicitaires réduisent les bénéfices ;
• Si le flux de retour des fonds est clair ;
• Si les documents d'exportation, de déclaration en douane, de collecte de devises et de remboursement de taxes sont complets.

Si l'entreprise rencontre déjà des situations telles qu'un volume de transactions important sur les plateformes, des bénéfices peu clairs, des stocks à l'étranger non alignés, des remboursements de fonds complexes et des données financières en retard, il est recommandé de procéder dès que possible à un diagnostic de conformité fiscale et comptable du commerce électronique transfrontalier.

En reliant les données des plateformes, les données des stocks, les données de fonds et les données financières, l'entreprise pourra véritablement savoir quelles activités méritent d'être poursuivies et quels problèmes doivent être corrigés rapidement.